Wer kennt das nicht?Man nimmt sich für einen Arbeitstag viel vor, öffnet seine Mails, kommt vom 100sten ins 1000ste, und am Abend, wenn man erschöpft heimgeht, weiß man gar nicht mehr, was man alles gemacht hat. Man hat 1000 Kleinigkeiten erledigt, an die man sich einige Stunden später nicht einmal mehr erinnern kann.
Man hat die Fehler anderer Leute ausgebügelt und sich auf Social Media umgetan, Messenger-Nachrichten beantwortet, Mailattachments abgelegt. Die eigenen Projekte sind liegen geblieben, der Strategie-Plan, der Report, der Blogbeitrag –werden auf den Abend, das Wochenende, den Urlaub verschoben. Das motiviert nicht, das macht nicht stolz, das spornt nicht an.

Ich kenne das aus eigener Erfahrung sehr, sehr gut – und habe es mit Sommer 2017 geändert. Begonnen hat es damit, dass ich als Papier-Junkie in den USA einen Kalender entdeckt hat, der ergebnisfokussiert ist und mich, meine Ziele und damit meinen Alltag gut strukturiert. Als Geschäftsführerin einer Agentur, deren Namen KundInnen und JournalistInnen seit Jahren schlichtweg als „results“ abkürzen, war es höchste Zeit, das eigene Zeitmanagement auf seine Ergebnisorientierung zu testen.
Hier ein Link zu meinem neuen „Journal“, es gibt aber auch viele andere davon: https://bestself.co/ Vielleicht ist es Ihnen aufgefallen: Es heißt „Journal“ und nicht „Kalender“, denn: Meinen Kalender habe ich immer noch. Auch in Papier; sorry, das wird sich nie ändern.
Was sind nun die Geheimnisse höherer Produktivität und damit mehr Zufriedenheit mit der Arbeit?
1. Zieldefinition. Das muss jetzt nicht gleich ein Jahres- oder ein Monatsziel sein, das wäre schon die hohe Kunst der Selbstorganisation. Aber ein Wochenziel ist machbar. Schreiben Sie für jedes Ihrer Lebensthemen ein Wochenziel oder mehrere Meilensteine auf. Das passiert idealerweise am Montag früh oder am Sonntag Abend.

2. Jeden Tag in der Früh nehmen Sie sich vor, was Sie an diesem Tag tun möchten, um ihr Wochen-/Monatsziels zu erreichen.
3. Danach teilen sich Ihren Tag in„Blöcke“ ein, z.B. ein Block „Email-Beantwortung“ am Vormittag, einer am Nachmittag. So ein Block dauert aber nicht vier Stunden. Dasselbe gilt für Telefonate und Meetings undundund…
4. Wichtig! Je genauer Sie Ihre Tagesziele und Zeitblöcke im Vorfeld definieren, umso erfolgreicher werden Sie sein.
5. Nehmen Sie sich jeden Vormittag ein bis zwei Blöcke für intensive Arbeit vor, z.B. den Strategieplan, den Report, den Blogbeitrag, das Meeting.
6. Alle diese Blöcke werden im Kalender/Journal als solche gekennzeichnet.

7. Wenn es Ihnen schwer fällt, sich an Ihr Zeitmanagement zu halten, checken Sie jede Stunde oder alle zwei Stunden, was Sie sich in Ihrem „Tagesjournal“ vorgenommen haben.
Dazu können Sie auch Ihren Handy-Wecker stellen. Das verhindert, dass man „ewig“ in seiner Email-Input „hängen“ bleibt.
8. Zu Mittag gibt’s ein sogenanntes „Re-Focusing“: Wie erfolgreich waren Sie in Ihrem vormittäglichen Zeitmanagement? An welcher Schraube wäre noch zu drehen? Bei Bestself gibt es darüber hinaus noch einen amerikanischen
Ansatz und damit Platz für folgende Fragestellung: Wofür bin ich dankbar an diesem Vormittag? Was hat mich gefreut?
9. Mittagspause eintragen nicht vergessen!
10. Der Nachmittag verläuft wie der Vormittag.
11. Übrigens: Auch private Termine, Amts- oder Arztbesuche, Sport, etc, werden wie berufliche verwaltet.
12. Interessant wird der Abend: Hier wird Bilanz gezogen. Wie genau hat man sich an seinen definierten Ablauf gehalten? Was kann man als Erfolg, was als Misserfolg verbuchen? Was hat einen glücklich und dankbar gemacht, was nicht? Was kann man als „Learning“ mitnehmen? Was hat überrascht?
Fazit: Die Feierabende sind wesentlich entspannter und
manche erzählen auch, dass sie besser schlafen…im Bewusstsein,
einen sinnvoll verbrachten und erfolgreichen Tag
hinter sich zu haben.
Wie organisieren Sie Ihre Tasks? Ich freue mich auf jeden neuen Input…man lernt nie aus! Vielen Dank dafür im Voraus.

Handynummer: + 43 676 301 2616

Brigitte Pawlitschek
PR-Agentur Wien:
results & relations, Dezember 2017