Warum Veranstaltungsorganisation auch viel mit Glück zu tun hat

 

Eigentlich ist Veranstaltungsorganisation eine wenig befriedigende Aufgabe. Stellen Sie sich vor, Sie organisieren die perfekte Veranstaltung. Es stimmt einfach alles. Die Location ist toll, es kommen viele Gäste, alle Mikrofone funktionieren, die Redner halten fesselnde Vorträge und bringen das Publikum zum Lachen und auch das Fingerfood schmeckt. Werden Sie im Anschluss vom Kunden überschwänglich gelobt, dass die PowerPoint-Präsentation gut lesbar war? Eher nicht. Danken Ihnen die Gäste beim Rausgehen dafür, dass der Zeitplan so toll eingehalten wurde? Wohl kaum. Schade eigentlich, denn Sie hatten im Regelfall doppelt so viel Arbeit wie die Redner, die einen 10 Minuten Vortrag geschrieben haben, oder die Köche, die Datteln in Speckmäntel gewickelt haben.

 

Aber wehe, auch nur irgendetwas auf der Veranstaltung geht schief. Zwei Gäste weniger als erwartet, Lautsprecher zu leise für die letzte Reihe, Blumendeko zu unspektakulär oder zu wenig Auswahl bei den Getränken? Machen Sie sich darauf gefasst, dass Ihr letztes Stündlein geschlagen hat. Interessante Vorträge und produktive Diskussionen sind im Nu vergessen, wenn die einzige noch wichtige Frage für den Kunden lautet: Wie konnte Ihnen denn das passieren?

 

Hier kommen ein paar Tipps, die Ihnen (aber nur wenn Sie Glück haben!) helfen, die perfekte Veranstaltung zu organisieren:

 

Fragen Sie sich, was Ihrem Publikum gefällt, nicht was Ihnen gefällt.

 

Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler. Der – verzeihen Sie – relativ ausgelutschte Spruch der PR-Berater und Journalisten, hat essentielle Bedeutung für die Event-Organisation. Was zählt ist, dass es den Besuchern gefällt. Dabei ist es völlig irrelevant, ob Ihnen oder dem Kunden alles passt. Ein Moderator mit zweideutigen, chauvinistischen Witzen für eine Veranstaltung, die ausschließlich von älteren Herren (und Damen, die damit kein Problem haben) besucht wird? Ein Get-together mit Pommes und Currywurst für die, die sich sonst immer an Haute-Cuisine-Buffets quälen müssen? Eine Veranstaltung, die fast vollständig von Smartphone-Unterstützung lebt, für die, die am liebsten mit dem Handy in der Hand schlafen gehen? Wieso denn eigentlich nicht? Ja, ich übertreibe, aber Sie wissen, was ich meine.

 

Planen Sie für ALLES einen Puffer ein.

 

Zeit ist Geld, aber die richtige Zeitplanung ist noch viel mehr wert. Seien Sie ehrlich: Wie sehr nerven Sie Veranstaltungen, die zu spät beginnen, und Redner, die endlos überziehen? Welche Inhalte nehmen Sie vom Event mit, wenn sich all Ihre Gedanken um Ihren knurrenden Magen drehen? Der hatte sich schließlich darauf eingestellt, dass das Fingerfood-Buffet um 18 Uhr steht, und weniger darauf, dass der letzte Redner erst um 18:20 Uhr beginnen konnte und der Organisator keinen Puffer eingeplant hatte. Und hier sind wir beim Kern des Eventmanagements: Der Ablaufplanung. Sie muss mit größter Sorgfalt erstellt werden und für jedem Punkt ein paar Minuten extra enthalten. Ein Redner überzieht? Kein Problem, Sie haben einen Puffer. Es dauert ein wenig, bis der eine Vortragende die Bühne verlassen und der nächste seinen Laptop mit dem Beamer verbunden hat? Kein Problem, Sie haben einen Puffer. Sie planen eine mehrtägige Konferenz mit unterschiedlichen Locations? Dann laufen Sie alle Wege vorher ab und prüfen Sie, wie lange Ihre Gäste brauchen, um von einer Veranstaltung zur nächsten zu kommen. Auch hier planen Sie im Zeitplan lieber ein bisschen mehr Luft ein. Zeitpuffer sparen Ihnen und Ihren Gästen eine Menge Nerven. Denn nichts ist entspannender, als ein wenig früher Schluss zu machen, weil man schon fertig ist.

 

Spielen Sie den Vorkoster.

 

Ein gutes Event steht und fällt nicht nur mit den Inhalten, sondern auch mit der Verköstigung. Gehen Sie hier kein Risiko ein. Exklusiv anmutende, aber schwer zu essende Häppchen, die bei der Hälfte der Gäste auf der teuren Seidenkrawatte landen? Lieber nicht. Testen Sie die Speisen, die Sie auf Ihrer Veranstaltung anbieten, oder die Restaurants, die Sie mit Ihren Konferenzgästen am Abend besuchen möchten vorab. Denken Sie dabei auch an vegetarische Optionen und Möglichkeiten für Allergiker.

 

Haben Sie für die wichtigsten Dinge einen Plan B, C und D.

 

Eine gute Veranstaltung zu organisieren ist eine komplexe Angelegenheit. Und es braucht Menschen mit Organisationstalent, die den Überblick über alle Komponenten (Technik, Catering, Redner, Teilnehmer usw.) behalten können. Und nicht nur das. Es braucht Projektleiter, die für grundlegende Sachen einen Rettungsanker eingeplant haben. Dies betrifft vor allem die Technik. Selbst wenn Sie vorab alles vor Ort gecheckt haben: Die Technik kann Ihnen immer einen Strich durch die Rechnung machen. Sie sollten eine Präsentation niemals nur auf einem USB-Stick haben. Lieber auch auf dem Laptop, in der Cloud und vielleicht sogar auf einem zweiten Laptop mit anderen Anschlüssen, wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen. Nehmen Sie leere Namensschilder für Teilnehmer mit, die, aus welchem Grund auch immer, nicht auf der Teilnehmerliste stehen und für die Sie dementsprechend keine vorbereitet haben. Schreiben Sie sich ein paar Fragen auf, mit denen Sie notfalls eine Diskussion in Gang bringen, wenn sich niemand meldet. Und drucken Sie alle relevanten Sachen mehrfach aus, falls der Kunde seine Unterlagen vergessen sollte. Ach ja, haben Sie an ein HDMI-Kabel oder einen HDMI-zu-VGA-Adapter gedacht? Sie wissen nie, ob das Kabel am Veranstaltungsort plötzlich einen Wackelkontakt bekommt.

 

Bei all dem dürfen Sie aber eins nicht vergessen: So gut Sie es auch vorbereiten – auf eigentlich jeder Veranstaltung geht irgendetwas schief. Wenn das Mikrofon der Veranstaltungshalle nicht funktioniert und dann auch ihre zur Sicherheit mitgebrachten Mikrofone aufgeben, der Koch einfach einen schlechten Tag hatte oder der Redner sich nach einer Nachfrage total verzettelt, dann ist das meistens nicht Ihre Schuld, sondern manchmal einfach nur Pech. Die Kunst ist, dass niemand merkt, was alles schiefgegangen ist. Sehen Sie es mal so: Wenn die Gäste und Kunden Ihnen nach einer Veranstaltung lediglich Tschüss sagen, dann haben Sie eigentlich schon alles erreicht!

 

Vom Workshop über Krisentraining, Dialogveranstaltung bis hin zur mehrtägigen Konferenz mit internationalen Gästen, organisieren wir maßgeschneiderte Veranstaltungen, die Ihre Zielgruppen erreichen. Ganz aktuell: Die 5-tägige Jahrestagung unseres Netzwerks PRBI im Sommer in Berlin liegt federführend in unseren Händen.

Der Beitrag Am Ende scheitert es immer an der Technik. erschien zuerst auf vom Hoff Kommunikation GmbH.